Dalam proses bisnis jual beli, credit note merupakan sebuat catatan atau dokumen yang dibuat sebagai bukti adanya pengembalian dana dalam jumlah tertentu kepada customer.
Ada beberapa hal yang menyebabkan dibuatnya credit note, contohnya seperti :
- Barang yang dikirim kepada customer rusak atau tidak sesuai sehingga customer meminta return produk dan refund (pengembalian dana sepenuhnya)
- Customer kelebihan melakukan pembayaran, sehingga perlu dilakukan pengembalian dana sebagian.
Dengan contoh kasus tersebut, maka pada sistem clickERP teman-teman bisa melakukan pengembalian dana dengan menggunakan fitur Credit Note.
Cara Membuat Credit Note Untuk Pengembalian Dana ke Customer
Pada artikel kali ini, Jagopedia akan memberikan contoh pengembalian dana kepada customer menggunakan Credit Note di sistem clickERP. Sebagai contoh, berikut ini akan dilakukan pengembalian dana sebagian ketika customer kelebihan melakukan pembayaran pada saat melakukan repair.
1. Untuk membuat credit note ini dapat dilakukan melalui menu Accounting> Customer> Credit Note> Create.
Atau jika terkait dengan kelebihan pembayaran pada saat melakukan service, maka dapat diakses melalui menu Repair secara langsung. Caranya yaitu buka menu Repair> Lalu buka repair order customer yang akan dilakukan pengembalian dana > Pada halaman repair order tersebut klik pada bagian “Invoices” seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini.
Kemudian akan tampil halaman invoice yang sudah dilakukan pembayaran sebelumnya. Sebagai contoh pada gambar dibawah ini untuk jumlah pembayaran yang seharusnya dibayarkan yaitu Rp.1000.000, tapi customer ternyata melakukan pembayaran senilai Rp.1050.000 yang artinya terjadi kelebihan pembayaran senial Rp.50.000.
Dengan demikian maka dapat dibuatkan pengembalian dana dengan tombol ADD CREDIT NOTE pada invoice tersebut.
2. Lalu akan tampil halaman Credit Notes, silahkan isi bagian-bagian yang tersedia pada halaman tersebut seperti contoh pada gambar dibawah.
- Reason : isi alasan dibuatnya pengembalian dana
- Reversal Date : untuk tanggal pengembalian ini umumnya akan tersetting otomatis, dan umumnya pilih opsi yang Specific
- Use Specific Journal : setting jurnal tertentu sesuai kebutuhan
- Refund Date : isi dengan tanggal dilakukan pengembalian dana kepada customer.
Jika sudah silahkan klik REVERSE seperti contoh pada gambar dibawah.
3. Lalu setelah terbentuk Draft Credit Note, dihalaman ini silahkan cek apakah semua datanya sudah benar? Jika sudah maka bisa dikonfirmasi dengan klik tombol CONFIRM.
4. Kemudian lakukan registrasi pembayaran dengan klik tombol REGISTER PAYMENT.
Setelah muncul form Register Payment, silahkan isi dan cek apakah data pada form tersebut sudah sesuai? Jika sudah maka bisa klik tombol CREATE PAYMENT untuk melakukan pengembalian sebagian dana customer tersebut.
Itulah cara untuk membuat Credit Note untuk pengembalian dana kepada customer. Teman-teman bisa melihat overpaynya melalui invoice seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
Sekian untuk artikel Cara Membuat Credit Note Untuk Pengembalian Dana ke Customer. Semoga dapat membantu teman-teman JVM dalam bekerja dan berkarya.
Untuk menambah informasi terkait clickERP, teman-teman juga dapat membaca artikel lainnya pada Jagokomputer dan .Boleh juga di share untuk teman sebelahnya, siapa tahu juga membutuhkan. Ingat, sharing is caring.
Sampai ketemu lagi di panduan Jagopedia lainnya yang sudah ditulis dengan penuh dedikasi untuk JVM dari tim kami di Jagokomputer.
0 Komentar