Bekerja bersama di drive bersama

Hai teman-teman JVM,
kali ini kita akan membahas tentang fitur drive bersama yang disediakan oleh Google Workspace.

Drive bersama (shared drive) adalah fitur khusus di Google Drive yang dapat teman-teman gunakan untuk menyimpan, menelusuri, dan mengakses file tim. File drive bersama akan menjadi milik tim, bukan milik perorangan. Meskipun ada anggota yang keluar, file tersebut akan tetap tersimpan di drive bersama sehingga tim kamu dapat terus berbagi informasi serta pekerjaan di mana saja dan dari perangkat apa saja.

Manfaat yang kita dapatkan

• File dan folder tetap tersimpan meskipun pembuatnya keluar dari organisasi
  File di drive bersama menjadi milik organisasi, bukan milik perorangan. Saat seseorang keluar dan admin menghapus akunnya, file yang ditambahkan atau dibuat di drive bersama akan tetap tersimpan.
• Berbagi item secara fleksibel
  Akses ke file dan folder di drive bersama diberikan dengan dua cara yaitu 1) dengan menambahkan pengguna atau grup sebagai anggota drive bersama, dan 2) anggota membagikan file dan folder kepada pengguna non-anggota seperti yang biasa kita lakukan.
• Pengguna eksternal dapat bekerja di drive bersama (jika diizinkan oleh organisasi)
  Jika administrator sistem mengizinkan, kita dapat menambahkan pengguna eksternal ke drive bersama selama mereka memiliki alamat email yang terkait dengan Akun Google. Semua konten hasil kontribusi pengguna eksternal (misalnya, pengeditan, pembuatan, atau upload file) di drive bersama kita akan ditransfer kepemilikannya kepada tim kita.
• Drive bersama dapat disinkronkan dengan desktop kamu
  Kamu dapat mengakses drive bersama di komputer menggunakan Google Drive untuk desktop.

Cara membuat drive bersama dan menambahkan anggota

Untuk membuat drive bersama, berikut ini adalah langkah yang dapat kamu ikuti.

1. Di komputer, buka drive.google.com.
2. Di sebelah kiri, klik Drive bersama.
3. Di kiri atas, klik Baru.
4. Masukkan nama untuk drive bersama.
5. Klik Buat.

Cara membuat drive bersama baru

Setelah itu, kamu dapat menambahkan anggota tim. Saat menambahkan anggota baru ke drive bersama, kamu dapat menetapkan tingkat akses mereka. Secara garis besar, pemanfaatan tingkat akses dapat dijelaskan seperti berikut ini.

• Jika memungkinkan, berikan akses Pengelola atau Pengelola konten kepada kolaborator sehingga proses kolaborasi mereka di drive bersama tidak dibatasi.
• Beri anggota yang perlu mengedit file di Google Drive untuk desktop atau di aplikasi File Chrome OS setidaknya akses Pengelola konten.
• Jika kamu khawatir ada anggota yang menghapus file dari drive bersama, beri mereka akses Kontributor, Pengomentar, atau Pelihat saja. Anggota dengan akses tersebut tidak akan dapat menghapus file.

Untuk menambahkan anggota baru ke dalam drive bersama, kamu dapat mengikuti langkah berikut.

1. Di komputer, buka drive.google.com.
2. Di kolom sebelah kiri, klik Drive bersama, lalu klik dua kali salah satu drive bersama kamu.
3. Di bagian atas, klik Kelola anggota.
4. Tambahkan nama, alamat email, atau Google Grup.
   • Secara default, anggota baru akan menjadi Pengelola konten. Mereka dapat mengupload, mengedit, memindahkan, atau menghapus semua file.
5. Untuk mengubah peran bagi anggota baru, pilih peran dari dropdown.
6. Untuk memilih memberi tahu anggota baru tentang akses mereka, klik Beri tahu orang.
7. Klik Kirim.

Cara menambahkan anggota baru ke drive bersama

Penggunaan drive bersama tidak berbeda dengan drive yang biasa kamu gunakan selama ini. Jadi, kamu bisa membuat dan mengedit file di drive bersama tersebut. File yang kamu buat secara otomatis akan dimiliki (di-share kepada) tim.

Dengan memanfaatkan drive bersama maka kita tidak perlu lagi khawatir akan kehilangan akses file jika ada anggota yang keluar dari tim. Silakan teman-teman JVM memanfaatkan fitur drive bersama yang disediakan oleh Google Workspace kita.

Jika teman-teman memiliki kesulitan tentang penggunaan fitur-fitur Google Workspace, hubungi Tim Maintenance yang selalu siap sedia membantu teman-teman JVM semua.