Sesuai SOP, dalam proses pembelian barang ke vendor, semua transaksinya harus dicatat di ClickERP. Mulai dari purchase order, vendor bill, register payment, dan lain sebagainya. Karena kita bertransaksi dengan vendor dari berbagai negara, tentu ada perhitungan kurs yang disesuaikan dengan currency vendor.
Namun, ternyata sempat terdapat issue di mana nominal di journal entry vendor bill yang telah dirupiahkan berbeda dengan nominal di vendor bill dari purchase order. Padahal seharusnya nominalnya sama. Nah, dalam artikel ini mari kita pelajari kasus tersebut dan bagaimana cara mengatasinya.
Contoh kasus nominal di vendor bill dan journal entries berbeda:
Total harga produk di Purchase Order sebesar = 5.096,25 USD
Di vendor bill totalnya dirupiahkan menjadi sebesar = Rp 83.247.243,75
Namun, di journal entries pembayaran vendor bill tersebut totalnya = Rp 83.578.500,00
Berarti di vendor bill perhitungan kursnya menggunakan kurs sebesar = 16.335
Sedangkan di journal entries perhitungan kursnya menggunakan kurs sebesar = 16.400
Seharusnya nominal di vendor bill dan di journal entriesnya sama. Namun, di kasus ini bisa berbeda karena kurs yang digunakan di journal item merujuk pada Accounting Date, dan ternyata tanggal Accounting Date-nya berbeda antara Vendor Bill dan Journal Entry.
Tanggal dan waktu Accounting Date baik di Vendor Bill maupun di Journal Entries dijadikan acuan sistem dalam menghitung kurs. Lalu kenapa pada kasus di atas bisa berbeda? Karena tanggal Accounting Date di journal entry mengikuti tanggal Accounting Date yang diinput dari register payment. Maka yang perlu dilakukan adalah memastikan konfigurasi tanggal dan waktu di pengaturan currency, tanggal dan waktu di vendor bill, serta tanggal ‘Payment Date’ di form register payment sudah sinkron.
Pada form register payment, pastikan tanggal Payment Date sudah sesuai:
Note: tanggal yang diinput di register payment, akan muncul di journal item sebagai ‘accounting date’ dimana default waktunya = 07:00, maka setting kursnya perlu diatur supaya yang terpanggil adalah kurs terbaru.
Contoh kasus yang sudah benar perhitungannya:
Misal setting kursnya seperti pada gambar berikut:
Lalu kita ada Purchase Order dengan nominal 333 USD
Setelah purchase order dikonfirm, create vendor bills.
Bisa kita lihat di tab journal item, total nominalnya setelah dirupiahkan menjadi sebesar = Rp 5.439.555 (kursnya 16.335)
Create regist payment, pastikan tanggal payment datenya sama dengan tanggal vendor bill supaya kursnya sama.
Setelah melakukan register payment, maka akan otomatis tercreate journal entries dengan tanggal ‘accepting date’nya mengikuti ‘payment date’ yang tadi telah diinput di form register payment.
0 Komentar