Hai teman – teman JVM, selamat datang di halaman Jagokomputer.
Pada post kali ini kami akan menjelaskan bagaimana caranya membuat automated action untuk sales quotaton yang mendapatkan respon negosiasi dari customer. Sales quotation tersebut memiliki masa expired selama 14 hari sejak saat sales quotation tersebut dibuat.
Apabila dalam masa tersebut customer memberikan respon namun dalam bentuk negosiasi request discount atau request change payment term, maka kita bisa membuat revisi quotation tersebut. Kemudian setelah quotation tersebut direvisi maka tahap selanjutnya quotation tersebut dikirim kembali ke customer.
Pada tahap negosiasi ini, kita bisa buatkan automated action nego seperti contoh berikut ini :
1. Untuk membuat automated action, silahkan buka fiturnya melalui menu Setting > scroll ke bagian Technical > Automation > klik Automated Action.
2. Setelah masuk ke halaman automated action, klik “Create” untuk membuatnya.
3. Quotation nego: 13 hari sebelum expire buat reminder follow up whatsapp
- Action Name : dapat di isi dengan judul “Quotation nego: 13 hari sebelum expire buat reminder follow up whatsapp”.
- Model : di isi “Sales Order” karena kita ambil datanya dari quotation dengan data base sales order.
- Action To Do : di isi dengan “Create Next Activity” artinya action yang akan dilakukan yaitu membuat aktivitas selanjutnya.
- Active : ini berfungsi untuk mengaktifkan fitur secara otomatis
- Trigger : di isi dengan “Based on Timed Condition” karena activity akan dieksekusi oleh sistem berdasarkan waktu yang diset di trigger date dan delay after trigger date.
- Trigger Date : untuk tanggal pemicunya dapat di set dengan “Expiration (sale.order)”
- Delay after trigger date : tentukan waktu penundaan setelah tanggal pemicunya.
- Kemudian bagian activity dapat di isi seperti contoh berikut ini, dan jangan lupa jika semua bagian sudah selesai di isi, klik “Save” untuk menyimpan hasil automated action yang sudah dibuat.
- Activity : di isi “to do” artinya aktivitas yang akan di lakukan
- Summary : follow up via whatsapp. artinya ringkasan aktifitas yang akan dilakukan yaitu melakukan follow up via whatsapp.
- Due date in : di isi dengan waktu deadline
- Activity User Type : jenis aktifitas penggunanya bisa memilih Specific User (pengguna tertentu) atau Generic User From Record (pengguna umum)
- Responsible : di isi menyesuaikan kolom Activity User Type yang teman-teman pilih. Jika memilih Specific User, maka bagian kolom responsible di isi dengan nama orang secara specific. Namun jika memilih Generic User From Record maka bagian responsible dapat disetting secara default.
- Apply on : ini bisa diset dengan filter domain :
- “Status = Quotation” dan “Status=Quotation Sent” dengan mengambil data base yang berada di status quotation dan quotation sent.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang mengandung revisi/ nego “Order Reference-contains-rev”.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang lebih dari sama dengan waktu yang sudah ditentukan “Creation date >= 01/05/2022”.
- Kemudian “Save” untuk menyimpan data tersebut.
4. Quotation nego: 11 hari sebelum expire send follow up Email
- Action Name : dapat di isi dengan judul “Quotation nego: 11 hari sebelum expire send follow up Email”.
- Model : di isi “Sales Order” karena kita ambil datanya dari quotation dengan data base sales order.
- Action To Do : di isi dengan “Send Email” artinya action yang akan dilakukan yaitu mengirimkan email.
- Email Template : tentukan jenis email template yang akan dipakai saat mengirimkan email follow up tersebut, seperti pada contoh menggunakan “Email Follow Up Quotation (1)”.
- Active : ini berfungsi untuk mengaktifkan fitur secara otomatis
- Trigger : di isi dengan “Based on Timed Condition” karena activity akan dieksekusi oleh sistem berdasarkan waktu yang diset di trigger date dan delay after trigger date.
- Trigger Date : untuk tanggal pemicunya dapat di set dengan “Expiration (sale.order)”
- Delay after trigger date : tentukan waktu penundaan setelah tanggal pemicunya.
- Apply on : ini bisa diset dengan filter domain :
- “Status = Quotation” dan “Status=Quotation Sent” dengan mengambil data base yang berada di status quotation dan quotation sent.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang mengandung revisi/ nego “Order Reference-contains-rev”.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang lebih dari sama dengan waktu yang sudah ditentukan “Creation date >= 01/05/2022”.
- Kemudian “Save” untuk menyimpan data tersebut.
5. Quotation nego: 8 hari sebelum expire buat reminder follow up via telepon
- Action Name : dapat di isi dengan judul “Quotation nego: 8 hari sebelum expire buat reminder follow up via telepon”.
- Model : di isi “Sales Order” karena kita ambil datanya dari quotation dengan data base sales order.
- Action To Do : di isi dengan “Create Next Activity” artinya action yang akan dilakukan yaitu membuat aktivitas selanjutnya.
- Active : ini berfungsi untuk mengaktifkan fitur secara otomatis
- Trigger : di isi dengan “Based on Timed Condition” karena activity akan dieksekusi oleh sistem berdasarkan waktu yang diset di trigger date dan delay after trigger date.
- Trigger Date : untuk tanggal pemicunya dapat di set dengan “Expiration (sale.order)”
- Delay after trigger date : tentukan waktu penundaan setelah tanggal pemicunya.
- Kemudian bagian activity dapat di isi seperti contoh berikut ini, dan jangan lupa jika semua bagian sudah selesai di isi, klik “Save” untuk menyimpan hasil automated action yang sudah dibuat.
- Activity : di isi “to do” artinya aktivitas yang akan di lakukan
- Summary : Call follow up. artinya ringkasan aktifitas yang akan dilakukan yaitu melakukan follow up via telepon.
- Due date in : di isi dengan waktu deadline
- Activity User Type : jenis aktifitas penggunanya bisa memilih Specific User (pengguna tertentu) atau Generic User From Record (pengguna umum)
- Responsible : di isi menyesuaikan kolom Activity User Type yang teman-teman pilih. Jika memilih Specific User, maka bagian kolom responsible di isi dengan nama orang secara specific. Namun jika memilih Generic User From Record maka bagian responsible dapat disetting secara default.
- Apply on : ini bisa diset dengan filter domain :
- “Status = Quotation” dan “Status=Quotation Sent” dengan mengambil data base yang berada di status quotation dan quotation sent.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang mengandung revisi/ nego “Order Reference-contains-rev”.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang lebih dari sama dengan waktu yang sudah ditentukan “Creation date >= 01/05/2022”.
- Kemudian “Save” untuk menyimpan data tersebut.
6. Quotation nego: 4 hari sebelum expire send email follow up
- Action Name : dapat di isi dengan judul “Quotation nego: 4 hari sebelum expire send email follow up”.
- Model : di isi “Sales Order” karena kita ambil datanya dari quotation dengan data base sales order.
- Action To Do : di isi dengan “Send Email” artinya action yang akan dilakukan yaitu mengirimkan email.
- Email Template : tentukan jenis email template yang akan dipakai saat mengirimkan email follow up tersebut, seperti pada contoh menggunakan “Email Follow Up Quotation (2)”.
- Active : ini berfungsi untuk mengaktifkan fitur secara otomatis
- Trigger : di isi dengan “Based on Timed Condition” karena activity akan dieksekusi oleh sistem berdasarkan waktu yang diset di trigger date dan delay after trigger date.
- Trigger Date : untuk tanggal pemicunya dapat di set dengan “Expiration (sale.order)”
- Delay after trigger date : tentukan waktu penundaan setelah tanggal pemicunya.
- Apply on : ini bisa diset dengan filter domain :
- “Status = Quotation” dan “Status=Quotation Sent” dengan mengambil data base yang berada di status quotation dan quotation sent.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang mengandung revisi/ nego “Order Reference-contains-rev”.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang lebih dari sama dengan waktu yang sudah ditentukan “Creation date >= 01/05/2022”.
- Kemudian “Save” untuk menyimpan data tersebut.
7. Quotation nego: 3 hari sebelum expire buat reminder follow up via whatsapp
- Action Name : dapat di isi dengan judul “Quotation nego: 3 hari sebelum expire buat reminder follow up via whatsapp”.
- Model : di isi “Sales Order” karena kita ambil datanya dari quotation dengan data base sales order.
- Action To Do : di isi dengan “Create Next Activity” artinya action yang akan dilakukan yaitu membuat aktivitas selanjutnya.
- Active : ini berfungsi untuk mengaktifkan fitur secara otomatis
- Trigger : di isi dengan “Based on Timed Condition” karena activity akan dieksekusi oleh sistem berdasarkan waktu yang diset di trigger date dan delay after trigger date.
- Trigger Date : untuk tanggal pemicunya dapat di set dengan “Expiration (sale.order)”
- Delay after trigger date : tentukan waktu penundaan setelah tanggal pemicunya.
- Kemudian bagian activity dapat di isi seperti contoh berikut ini, dan jangan lupa jika semua bagian sudah selesai di isi, klik “Save” untuk menyimpan hasil automated action yang sudah dibuat.
- Activity : di isi “to do” artinya aktivitas yang akan di lakukan
- Summary : follow up via whatsapp. artinya ringkasan aktifitas yang akan dilakukan yaitu melakukan follow up via whatsapp.
- Due date in : di isi dengan waktu deadline
- Activity User Type : jenis aktifitas penggunanya bisa memilih Specific User (pengguna tertentu) atau Generic User From Record (pengguna umum)
- Responsible : di isi menyesuaikan kolom Activity User Type yang teman-teman pilih. Jika memilih Specific User, maka bagian kolom responsible di isi dengan nama orang secara specific. Namun jika memilih Generic User From Record maka bagian responsible dapat disetting secara default.
- Apply on : ini bisa diset dengan filter domain :
- “Status = Quotation” dan “Status=Quotation Sent” dengan mengambil data base yang berada di status quotation dan quotation sent.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang mengandung revisi/ nego “Order Reference-contains-rev”.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang lebih dari sama dengan waktu yang sudah ditentukan “Creation date >= 01/05/2022”.
- Kemudian “Save” untuk menyimpan data tersebut.
8. Quotation nego: hari H expire buat reminder follow up via whatsapp dan send email
- Action Name : dapat di isi dengan judul “Quotation nego: hari H expire buat reminder follow up via whatsapp dan send email”.
- Model : di isi “Sales Order” karena kita ambil datanya dari quotation dengan data base sales order.
- Action To Do : di isi dengan “Execute Several Actions” artinya disini bisa melakukan beberapa action atau tindakan.
- Active : ini berfungsi untuk mengaktifkan fitur secara otomatis
- Trigger : di isi dengan “Based on Timed Condition” karena activity akan dieksekusi oleh sistem berdasarkan waktu yang diset di trigger date dan delay after trigger date.
- Trigger Date : untuk tanggal pemicunya dapat di set dengan “Expiration (sale.order)”
- Delay after trigger date : tentukan waktu penundaan setelah tanggal pemicunya.
- Untuk bagian action dapat di isi dengan beberapa jenis aksi yang akan dilakukan.
- Apply on : ini bisa diset dengan filter domain :
- “Status = Quotation” dan “Status=Quotation Sent” dengan mengambil data base yang berada di status quotation dan quotation sent.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang mengandung revisi/ nego “Order Reference-contains-rev”.
- Kemudian di filter lagi berdasarkan referensi pesanan yang lebih dari sama dengan waktu yang sudah ditentukan “Creation date >= 01/05/2022”.
- Kemudian “Save” untuk menyimpan data tersebut.
- Untuk bagian action yang pertama, bisa di set dengan rincian sebagai berikut :
- Action Name : tulis nama aktivitas yang akan dilakukan, contohnya “Create to do to follow up via whatsapp”
- Model : di isi dengan “Sales Order” karena data yang di ambil berasal dari quotation dengan data base sales order.
- Action To Do : di isi dengan “Create Next Activity” artinya action yang akan dilakukan yaitu membuat aktivitas selanjutnya.
- Lalu di bagian activity : di isi “to do” artinya aktivitas yang akan di lakukan.
- Summary : follow up via whatsapp. artinya ringkasan aktifitas yang akan dilakukan yaitu melakukan follow up via whatsapp.
- Due date in : kolom ini bisa di isi dengan waktu deadline
- Activity User Type : jenis aktifitas penggunanya bisa memilih Specific User (pengguna tertentu) atau Generic User From Record (pengguna umum)
- Responsible : di isi menyesuaikan kolom Activity User Type yang teman-teman pilih. Jika memilih Specific User, maka bagian kolom responsible di isi dengan nama orang secara specific. Namun jika memilih Generic User From Record maka bagian responsible dapat disetting secara default.
- Jangan lupa klik “Save” untuk menyimpan action yang sudah di set tersebut.
- Lalu untuk action yang ke 2 yaitu melakukan follow up via email, maka untuk rinciannya dapat di set sebagai berikut :
- Action Name : tulis nama aktivitas yang akan dilakukan, contohnya “Send email follow up (3)”
- Model : di isi dengan “Sales Order” karena data yang di ambil berasal dari quotation dengan data base sales order.
- Action To Do : di isi dengan “Send Email” artinya action yang akan dilakukan yaitu mengirimkan email.
- Email Template : tentukan jenis email template yang akan dipakai saat mengirimkan email follow up tersebut, seperti pada contoh menggunakan “Email Follow Up Quotation (3)”.
- Jangan lupa klik “Save” untuk menyimpan action yang sudah di set tersebut.
0 Komentar